Categoria: Dicas de Eventos

Dicas para Orçamentos de Eventos Corporativos: Como Economizar sem Perder a Qualidade

Planejar um evento corporativo pode ser um desafio financeiro, mas com estratégias eficazes, é possível economizar sem comprometer a qualidade. Aqui estão algumas dicas para ajudar sua empresa a gerenciar o orçamento de forma eficiente:

Defina Prioridades Corporativas

• Lista de Necessidades e Desejos: Classifique os itens do evento em “essenciais” e “desejáveis”. Foque nos essenciais e considere os desejáveis somente se o orçamento permitir.
• Experiências Impactantes: Priorize áreas que proporcionarão maior retorno sobre o investimento, como catering de qualidade e experiências de entretenimento que impressionem os participantes.

Planeje Antecipadamente

• Reservas Antecipadas: Faça reservas com antecedência para aproveitar descontos oferecidos por muitos fornecedores.
• Datas Alternativas: Considere realizar o evento em dias menos concorridos ou fora da alta temporada para obter melhores preços e maior disponibilidade.

Negocie com Fornecedores

• Pacotes Completos: Negocie pacotes que incluam múltiplos serviços a um preço reduzido.
• Parcerias Estratégicas: Explore a possibilidade de parcerias estratégicas ou patrocínios que possam ajudar a cobrir parte dos custos do evento.

Escolha Locais Alternativos

• Espaços Corporativos: Utilize espaços dentro da própria empresa, como auditórios ou salas de conferência, para economizar nos custos de aluguel de locais.
• Locais Multifunções: Opte por locais que ofereçam múltiplas funções (por exemplo, um local que forneça tanto o espaço quanto o catering).

Reduza Custos com Tecnologia

• Eventos Virtuais ou Híbridos: Considere a realização de eventos virtuais ou híbridos para reduzir custos com viagem, acomodação e locação de espaços físicos.
• Softwares de Gestão de Eventos: Utilize ferramentas de software para gerenciar inscrições, comunicações e logística, economizando tempo e recursos.

Aproveite Recursos Internos

• Equipe Interna: Utilize a equipe interna para tarefas de organização e planejamento, reduzindo a necessidade de contratar serviços externos.
• Materiais e Equipamentos da Empresa: Utilize materiais e equipamentos já disponíveis na empresa, como projetores, telas e sistemas de som.

Controle de Alimentação e Bebidas

• Menus Personalizados: Trabalhe com o fornecedor de catering para criar um menu que seja ao mesmo tempo atraente e econômico.
• Bebidas por Consumo: Opte por cobrar bebidas com base no consumo real, em vez de pacotes fechados.

Avalie Retorno sobre o Investimento (ROI)

• Análise de Custo-Benefício: Realize uma análise de custo-benefício para cada aspecto do evento, garantindo que cada gasto contribua significativamente para os objetivos corporativos.
• Feedback e Avaliação: Colete feedback dos participantes e avalie o sucesso do evento para melhorar futuros planejamentos.

Flexibilidade e Contingência

• Orçamento Flexível: Tenha uma margem de manobra no orçamento para lidar com imprevistos.
• Plano de Contingência: Prepare um plano de contingência para garantir que o evento ocorra sem problemas, mesmo em caso de imprevistos.

Seguindo essas dicas, sua empresa pode organizar eventos corporativos de alta qualidade, mantendo os custos sob controle e garantindo uma experiência memorável para todos os participantes.

O Evento Híbrido é uma mistura de um evento presencial com o online onde, tanto o palestrante quanto o público podem participar do evento remotamente. Os mundos on-line e off-line estão ficando cada vez mais interligados, e esta combinação de eventos presenciais com elementos on-line e virtuais já é inevitável, principalmente se falando num cenário pós pandemia.

Os eventos híbridos hoje estão em alta e esta tendencia veio para ficar, veja alguns dos principais benefícios de se realizar um evento híbrido.

• Maior alcance de público: um evento online, pode ser transmitido para dezenas de milhares de pessoas, uma vez que está ao vivo na internet não tem limite de público e visualizações do conteúdo. (a não ser que você opte por isso), e não estará restrito a uma localidade. O que expande consideravelmente a visibilidade da sua empresa, e as oportunidades de negócios.

• Relatórios precisos pós evento:  na plataforma digital, é possível se ter métricas de tudo o que está acontecendo no evento. Quantas pessoas assistiram a transmissão ao vivo, quais foram as áreas do evento mais acessadas, número de download de apresentações, etc. E estes relatórios são importantíssimos para melhorias da próxima edição do evento e para o relatório dos patrocinadores.

• Menor custo benefício: Você conseguirá reduzir consideravelmente os custos do evento, despesas de logísticas, passagens aéreas, alimentação e hospedagem de palestrantes ou mesmo dos participantes serão muito menores. Ou seja, aquele palestrante internacional que estava inviabilizando o custo do evento, pode ter uma participação remota no seu evento. 

• Fácil acesso a o evento: qualquer pessoa, de qualquer lugar mundo, consegue ter acesso ao seu conteúdo. Basta ter um dispositivo conectado na internet e ter o link da plataforma que a live está sendo transmitida. 

• Maior interação com o público: Com um evento online, você consegue interagir em tempo real com seu participante, seja fazendo comentários, perguntas, responder enquetes em tempo real ou mesmo sorteios ao vivo. O que torna o evento mais interessante e interativo para quem está participando.

• Conteúdo imediato: é possível você deixar disponível qualquer conteúdo para os participantes fazerem o download do material, seja uma apresentação do palestrantes, informativos da empresa, videos, ou catálogo de produtos.

• Palestras offline: Após o termino da transmissão ao vivo, as palestras e apresentações podem ficar gravadas e disponíveis para serem assistidas a qualquer momento.

• Sustentabilidade: Por depender do deslocamento de menos pessoas, a emissão de carbono e os resíduos ambientais serão menores.
•  Economia de tempo: o evento online permite ao participante economizar tempo de locomoção até o local evento, pois o evento pode ser acessado a qualquer momento, seja através do computador ou celular. O que aumenta a chance de presença de um participante.

Estes são apenas alguns dos benefícios de se realizar um evento Híbrido, e já podemos dizer estamos apenas no começo desta era digital e que estes eventos se tornaram tendência. Pois além de trazer uma melhor experiência para os participantes do evento, a empresa alcança um número maior de pessoas e ainda reduz consideravelmente os custos do evento, tornando estes eventos mais lucrativos.

   O que é streaming? 

   Para entender o que é streaming, precisamos lembrar que todo conteúdo que está na internet, seja um filme, uma música, ou um podcast, está armazenado em um servidor, e para este arquivo chegar até você, existe a possibilidade de você fazer o download deste conteúdo e acessá-lo quando estiver offline, ou utilizar um serviço de streaming, onde necessariamente você precisa estar conectado a internet.

Streaming é um sistema que te possibilita visualizar um conteúdo na internet enquanto ele está sendo carregado, sendo possível acessá-lo imediatamente. Essa é uma das principais vantagens do serviço de streaming.

Hoje o streaming é utilizado para diversas funcionalidades, as principais delas são:

• Áudio: programas de músicas e podcasts online como o Spotify, Apple Music, Deezer, entre outros, utilizam o serviço de streaming para reproduzir seu conteúdo.  

• Vídeo: Netflix, Google play, Amazon Prime,Youtube, todas essas ferramentas de video e filmes online, também utilizam streaming.

Live streaming ou “Live”: É uma transmissão ao vivo que pode ser vista por milhares de pessoas simultaneamente em tempo real. Diferente do streaming que o conteúdo já estava online e gravado, a live é ao vivo, e possibilita a interação entre quem está assistindo com quem está realizando a live.

Live nos eventos : Ja assistiu a programas ao vivo de televisão, e reparou na produção?Para realizar uma live em eventos híbridos ou virtuais, será necessário praticamente a mesma estrutura de um programa de TV ao vivo, só que o conteúdo será transmitido pela internet através de uma plataforma virtual.

    Ou seja, tudo o que você consome de vídeo ou música online é streaming. Todo o conteúdo multimídia que possa ser visto ou ouvido sem precisar fazer download e que possa ser consumido durante o seu carregamento é streaming. Este serviço se tornou tão popular e acessível, que hoje qualquer pessoa conectada a uma boa internet consegue fazer uma Live.

    Então, se você quer transmitir o conteúdo ou apresentação ao vivo para um grupo fechado ou aberto de pessoas, você vai precisar seguir os seguintes passos:

• Câmera/ Celular: você precisa de um celular ou uma câmera profissional para filmar o que será transmitido

• internet de boa qualidade: quanto melhor for sua internet, melhor será a transmissão, garanta que a internet seja estável e de qualidade para a internet não cair e prejudicar a transmissão.

• plataforma de distribuição: defina qual será a plataforma de streaming que você utilizará para que o seu conteúdo chegue até as pessoas. Escolha uma plataforma que seja confiável e que de para você interagir com seu espectador.  

Com esses itens na mão você consegue colocar qualquer conteúdo ao vivo na internet. Mas lembre-se, se esta live for para transmitir algum conteúdo importante da sua empresa ou algum evento, uma conexão lenta ou equipamentos ruins, podem fazer a conexão cair, ou travar, e isso pode deixar seus espectadores bem incomodados e pode não passar uma boa impressão para seu público.

Organizar eventos corporativos pode ser um grande desafio, mas com a abordagem certa, você pode garantir o sucesso e o impacto desejado. Confira nossas três dicas essenciais para planejar um evento corporativo inesquecível:

1. Defina Objetivos Claros
   • Antes de começar a planejar, é crucial definir os objetivos do evento. Isso ajudará a guiar todas as decisões, desde a escolha do local até as atividades e o formato do evento. Seja o lançamento de um produto, uma conferência de networking ou um treinamento interno, objetivos claros garantem um planejamento focado e eficaz.

1. Escolha o Local Perfeito
   • O local do evento desempenha um papel fundamental na experiência dos participantes. Certifique-se de que o espaço escolhido atende às necessidades do seu evento, oferecendo comodidades adequadas, acessibilidade e o ambiente certo. Considere também a possibilidade de alugar uma cozinha industrial completa, como a do Centro de Eventos The One, para proporcionar uma experiência gastronômica de qualidade.

1. Invista em Tecnologia
   • Utilize a tecnologia a seu favor para melhorar a interação e o engajamento dos participantes. Ferramentas de inscrição online, aplicativos de eventos e soluções de realidade aumentada podem elevar o nível do seu evento. Além disso, investir em equipamentos audiovisuais de alta qualidade garantirá que suas apresentações e palestras sejam bem recebidas.

Com essas três dicas, você estará no caminho certo para organizar um evento corporativo que deixará uma marca positiva e duradoura nos participantes. Planeje com cuidado e colha os frutos do seu sucesso!